למידע נוסף השאירו פרטים

היום המאושר ביותר בחיי ילדכם מתקרב ובא וזהו הזמן להתחיל את ההכנות לבר/בת המצווה, חגיגה מהסוג שרואים רק פעם בחיים. אז אחרי שבחרתם תאריך ואולם אירועים באווירה המתאימה, בפניכם דרך ארוכה שאולי נראית מסובכת, אך בעזרתנו התהליך יראה פשוט הרבה יותר.

אז מה נצטרך לעשות טרם היום הגדול? מה במהלכו? ומה אחריו?

בחירת הקונספט

מתופפים לבר מצווה - פסגת המוזיקה
מתופפים לבר מצווה – פסגת המוזיקה

יסוד האירוע החשוב ביותר הוא בחירת הקונספט (הרעיון הכללי) לאירוע.
כדי ליצור אירוע מכובד, כזה שידברו עליו הרבה אחריו, יש לבחור את הקונספט המושלם עבור ילדכם.
קונספט מקורי לאירועים אינו יודע גבולות ותלוי ברעיונות מגוונים, לדוגמה: נסיכים ונסיכות, דרום אמריקה, אירוע ים-תיכוני, עולם האופנה ועוד רעיונות כיד הדמיון.
את הקונספט ניתן לבנות באמצעות אטרקציות וחוויות שונות ומגוונות, לדוגמה: ידוען/זמר מוכר, הקלטת שיר באולפן, רקדניות, סדנאות שונות, ראפר וספקי הנאה נוספים ברשימה אינסופית.
חשוב לשים לב כי הקונספט נוח ומותאם לאופי חתן/כלת האירוע ואף למשתתפי האירוע.

מי מגיע? וכמה זה יעלה לי?

מלאכת המחשבת של כמות המוזמנים ידועה לכל אדם שנגע בתכנון אירוע בחייו, המלצתנו החמה היא לזנוח את העט והנייר ולעבור לטבלת אקסל מסודרת הכוללת את כמות המוזמנים, טלפונים, אורחים צפויים, אורחים שאישרו, הגעה בפועל, סכום מתנה שניתן והערות (ניתן להעזר בשירותי חברה לאישורי הגעה).
המלצה חמה נוספת, הכניסו לטבלת אקסל נוספת את התקציב שעליו אתם מחליטים מראש ואת כל ההוצאות הצפוית: האולם, האטרקציות, הצלמים (לפני האירוע ולאחריו), איפור, ביגוד לילדכם ולמשפחה, רב שלימד את ילדכם לדרשה לפני האירוע, DJ/תקליטן , הזמנות לאירוע, מתנות לאורחים וכל אקסטרה נוספת מתוכננת (ניתן להחליט מראש על חריגה של אחוז מסוים מהתקציב, חריגה שאותה לא תסכימו לעבור). תכנון נכון עתיד לחסוך לכם כסף רב ולרסן את כמות ההוצאות.

אנשים באים לאכול

אם לשים את הכבוד לבעל/ת השמחה בצד, הרי שבישראל כמו בישראל, בכל אירוע המוזמנים ישפטו את האירוע לחומרה דרך האוכל המוצע.
בהתאם למגבלת התקציב והקונספט, החליטו על כמות דוכני האוכל וסוג האוכל מול האחראי באולם (או בעל הקייטרינג באירועים במקומות פתוחים), הקפידו לבדוק מראש לגבי כמות שומרי הכשרות/אלרגיים מיוחדים ואולי אף תפריט שכולו תואם קונספט, לדוגמה: תפריט צמחוני לחלוטין, תפריט מבוסס גבינות, בר מתוקים עשיר ועוד. כמות גדולה של מוזמנים תפחית את עלות האוכל, עליכם להתעקש על המחיר מול נותן השירות.

חלוקת תפקידים וסגירת אירוע

מאיה אביב רקדניות לאירועים
מאיה אביב רקדניות לאירועים

בהתאם למגבלת התקציב, המשפחה היא המפקח הראשי של האירוע מול נותני השירותים, עליכם להסתייע בכמה שיותר בני משפחה, להביא רשימת מטלות מסודרת ולוודא שהכל בשליטה: עליכם לוודא שספקי השירות מודעים ליום ולשעת האירוע, לצורך כוחות לעמוד במשימת האירוע מומלץ לאכול טרם הגעת האורחים, יש לבדוק טרם האירוע מי מהמוזמנים צריך סיוע בהגעה (מומלץ לשכור אוטובוס לכל ילדי הכיתה), לבדוק שהילד מכיר את כל האטרקציות (במיוחד אם הוכן שיר מיוחד, על חתן/כלת האירוע להכיר את המילים ועליכם להחזיק בדיסק השיר מהאולפן ולתאם מול DJ/תקליטן את זמני הכניסה) וכן מומלץ מאוד לתכנן את נושא אזור הכסף/מתנות לאירוע – באמצעות אזור מיוחד הכולל שמירה על תיבת הכסף/אזור המתנות, לאן התיבה מופנת בסיום מתן הכספים והמתנות וכיצד שומרים על מה שקיבלתם עד ההגעה הביתה.

זהו, משימת האירוע הפכה עכשיו פשוטה הרבה יותר עבורכם, יהיה עליכם להשקיע באירוע אך כעת הדבר יעשה בצורה פשוטה יותר. עוד המלצה אחת ודי – ביום שלאחר האירוע, תודו לאורחים שהגיעו וכיבדו את ילדכם.